Einleitung

In diesem Tutorial erklären wir dir, wie du ganz ohne Programmierkenntnisse mit Zapier deine Käuferdaten aus vivenu heraus an nahezu jedes Newsletter Tool automatisch übertragen kannst. Dadurch ersparst du dir das manuelle übertragen deiner Käuferdaten in dein Newsletter-Tool und Kosten für teure Schnittstellen-Programmierung, denn vivenu bietet dir dafür die die Werkzeuge direkt aus 1. Hand an um das zu bewerkstelligen.

Wissenswertes

Programmiererfahrungen: keine

Dauer: 1 Std.

Motivation

Nach diesem Tutorial bist du in der Lage, ohne Programmierkenntnis einen Datenaustausch zwischen deinem vivenu-Account und deinem Newsletter-Tool einzurichten.

Dieser Datenaustausch sorgt dafür, das direkt nach der Erstellung eines neuen Kunden in deinem vivenu-Account seine E-Mail-Adresse sowie sein Vor- und Nachname direkt an ein Newsletter-Tool deiner Wahl übertragen wird.

Vorbereitungen

Was du brauchst:

  • Einen Zapier Premium Account
  • Webhooks
  • Ein Newsletter Tool

Das Wichtigste zuerst: Was ist Zapier – und was kannst du mit Zapier tun?

Zapier ist ein Tool, mit dem du wiederkehrende Aufgaben zwischen zwei oder mehr Anwendungen automatisieren kannst – ganz ohne Programmierkenntnisse.

Sobald in einer Applikation ein Ereignis eintritt (in diesem Fall die Erstellung eines neuen Kunden in vivenu), kann Zapier eine andere App anweisen, eine bestimmte Aktion auszuführen (in diesem Fall das Anlegen des neuen Kundendatensatzes in deinem Newslettertool). In diesem Tutorial zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du einen solchen Datenaustausch automatisieren kannst.

Schritt 1: Erstelle deinen Zapier-Account

Als erstes brauchst du einen Zapier-Account. Solltest du keinen haben, kannst du dich unter diesem Link kostenlos registrieren.

Nun fragt dich Zapier, welche Apps du nutzen willst. Diesen Schritt überspringen wir fürs Erste. Klicke einfach “Skip” (rot markiert).

Herzlichen Glückwunsch, du hast nun erfolgreich deinen Zapier-Account erstellt. Zapier leitet dich nun automatisch auf dein persönliches Dashboard weiter. Hier kannst du direkt deine erste Logik erstellen.

Bevor wir damit starten, gibt es ein paar Dinge bei Zapier zu berücksichtigen:

Logiken, die du mit Zapier kreierst, nennen sich ‘Zaps’. Du kannst auch mit einem Free Account soviele Zaps, wie du willst. Zaps beinhalten eine Anzahl von ‘Tasks’, die als Teil eines Zaps ausgeführt werden. Zapier beschränkt die Zahl der Tasks, die du pro Monat ausführen kannst. In unserem Beispiel nutzen wir den Free Plan, welcher bis zu 1.000 Tasks pro Monat ausführen kann.

Das Ziel ist es also, einen Zap zu kreieren, der so wenig Tasks wie möglich für eine Aktion ausführt. Unser Zap wird am Ende zwei Tasks ausführen.

Solltest du merken, dass du mehr Tasks brauchst, hast du noch immer die Möglichkeit, ein Upgrade deines Zapier-Plans durchzuführen.

Schritt 2: Erstelle den Zap


Nun ans Eingemachte: Das Erstellen des Zaps für den Transfer von deinen vivenu-Kundendaten zu deinem Newsletter Provider. Dazu klickst du in deinem Zapier- Account oben links auf den schwarzen Button “Create Zap”:


Du wirst zu einem neuen Bereich weitergeleitet, in dem wir die Logik und Funktionsweise unseres Zaps definieren. Bevor wir aber damit starten, geben wir unseren Zap einen Namen, damit wir ihn zukünftig besser zuordnen können (rot markiert). In unserem Fall nennen wir den Zap ‘Newsletter Zap’:

Nachdem du deinen Zap einen Namen gegeben hast, können wir unsere Logiken im mittleren Bereich definieren.

Zuerst müssen wir uns überlegen, was genau verarbeitet werden soll, wenn eine bestimmte Aktion ausgeführt wird. In unserem Konzept soll, sobald ein neuer Kundendatensatz in deinem vivenu Account erstellt oder geändert wurde, dieser Kundendatensatz direkt auch in deinem Newsletter Tool angelegt werden.

Wenn ein neuer Kunde durch einen Kauf erstellt wurde, wird der Datensatz des Kunden in vivenu erstellt und direkt automatisch auch in den Newsletter-Tool angelegt.

Da wir nun genau wissen, was unser Ziel ist, müssen wir darüber nachdenken, wie wir unser Ziel erreichen können.

Schritt 3 - Webhooks erstellen

Server und Services müssen einen Weg finden untereinander zu kommunizieren, sodass diese wissen, wie sie einen bestimmten Datensatz verarbeiten müssen, wenn dieser von A nach B übertragen wird. Das bedeutet: wir müssen einen Weg finden, wie ein Service informiert wird, wenn ein neuer Kunde in deinem vivenu-Account erstellt wird.

In diesem Falle arbeiten wir mit sogenannten "Webhooks". Webhooks sind ein Verfahren zur Kommunikation von Servern: Es ermöglicht, einem anderen Server mitzuteilen, dass ein bestimmtes Ereignis im eigenen Server eingetroffen ist, wodurch im Anschluss auf dem anderen Server eine destimmte Reaktion ausgelöst wird.


Das oben gezeigte Schaubild verdeutlicht noch einmal, was Webhooks in unserem Projekt tun: Wenn ein neuer Kunde in vivenu erstellt wurde, soll der vivenu-Server den Newsletter-Server darüber informieren, das ein neuer Kunde erstellt wurde – und dem Newsletter-Server die Daten dieses Kunden mitteilen. Der Newsletter-Server wird zuhören, was der vivenu Server mitzuteilen hat, diese Informationen im Anschluss verarbeiten – und den Kunden auch bei sich anlegen.

Wir wissen also, welches Werkzeug wir in Zapier anlegen müssen: Webhooks. In dem Suchfeld von unserem 1. Trigger suchen wir also nach “Webhooks” und wählen diese aus:


Nun fragt uns Zapier, welchen Webhook-Typ wir benutzen wollen. Wir wählen hier ‘Catch Hook’ aus:

Im Anschluss Klick auf “continue”.

Nun teilt uns Zapier eine URL-Adresse mit, an welche die Information gesendet werden soll, wenn eine Aktion eintritt (in diesem Fall, wenn ein neuer Kunde in vivenu erstellt wurde). Kopiere diese URL.

Melde dich nun in deinen vivenu-Account an und klicke links im Menü auf “Webhooks” (Alternativ nutze diesen Link).

Tipp: Sollten Webhooks in deiner Menu-Bar nicht verfügbar sein, ist das Modul für deinen Account noch nicht freigeschaltet. In diesem Fall kontaktiere bitte deinen Customer Experience Specialist, um das Modul aktivieren zu lassen.

Klicke nun auf ‘open actions’ und erstelle einen neuen Webhook. In der nun sichtbaren Sidebar nimm bitte folgende Einstellungen vor:

  • Gib dem Webhook einen Namen
  • Kopiere den Link, welchen du von Zapier bekommen hast, in das dafür vorhergesehene Feld und klicke anschließend auf ‘Create webhook’.

Nachdem der Webhook erstellt wurde, klickst du nun auf diesen, um weitere Einstellungen vorzunehmen. Als erstes aktivierst du den Webhook über den Toggle. Nun gibt es verschiedene ‘events’, die man anklicken kann. Hier wählst du die Events ‘customer.created’ und ‘customer.updated’ aus. Das bedeutet, wenn ein Kunde in deinem Account erstellt und/oder aktualisiert wird, soll unser Server diesen Vorgang an einen externen Server kommunizieren.

Vergiss nicht auf ‘speichern’ zu klicken.

Gehe nun zurück in deinen Zapier-Account und klicke auf 'continue':

Nun will Zapier deinen Trigger testen. Klicke auf den Button 'Test Trigger' – aber wundere dich nicht, dass du eine Fehlermeldung kriegst! Der Grund, dass der Test nicht klappt, ist, dass über den neu erstellten Webhook noch kein neuer Kunde erstellt wurde. Diesen Test nehmen wir nun vor: Geh zurück in deinen vivenu Account und klicke links im Menü auf 'Customer' und anschließend oben rechts auf 'Create a customer':

Wir wollen nun einen Test-Kunden erstellen, damit über den Webhook erkannt wird, dass ein neuer Kunde erstellt wurde. Dafür gib einfach für den neuen Kunden ein paar Schein-Daten in der Sidebar ein und klick anschließend unten rechts auf 'create a customer':

Der Kunde wurde nun erfolgreich im System vivenu erstellt. Nun geht es darum zu prüfen, ob der Webhook erfolgreich 'gefeuert' hat, also die Datensätze dieses Kunden erfolgreich von Server A nach B transferiert wurden. Dazu gehst du zurück zu deinem Zapier-Account und klickst auf 'Test Trigger':

Im Anschluss solltest du eine Mitteilung von Zapier erhalten, dass eine 'Anfrage' erfolgreich kommuniziert wurde. Klasse – das bedeutet, dass unsere Einrichtung der Kommunikation der beiden Server geklappt hat:

Klick nun auf 'Continue'.

Schritt 4 - Das Newsletter-Tool verbinden

Nun wählen wir ein Newsletter-Tool aus, zu dem die Informationen übertragen werden sollen. Zapier bietet dir hier die Möglichkeit, sämtliche Newsletter-Tools anzubinden. In unserem Tutorial werden wir das Newsletter-Tool ActiveCampaign benutzen. Du kannst aber natürlich das Newsletter-Tool deiner Wahl weiterhin nutzen, denn das Verfahren dieses Tutorials ist unabhängig vom verwendeten Tool immer gleich.

Wir suchen also nun in unserem weiteren Trigger nach der App 'ActiveCampaigne' und wählen diese aus:

Unter 'Action Events' wählen wir nun aus, was passieren soll, wenn ein Kunde bei vivenu erstellt oder aktualisiert wurde. In diesem Fall soll der Kunde auch in ActiveCampaign erstellt oder aktualisiert werden:

Klicke nun auf 'Continue':

Jetzt musst du dich in den Account deines Newsletter-Tools einloggen:

Dein Newsletter-Provider wird nun nach einer API URL und einem API Key fragen. Je nach Tool-Anbieter findest du deine API Key in deinem Newsletter-Account meistens unter den 'Einstellungen'- Informiere dich bei deinem Newsletter-Provider, wo genau du diese Informationen erhältst.

Nun geben wir die URL und den Key ein und klicken im Anschluss auf 'Continue':

Jetzt geht es darum, das wir die Informationen, welche aus vivenu heraus übermittelt werden, korrekt im Newsletter-Tool anlegen/einordnen müssten. Dazu müssten wir verstehen, welche Daten überhaupt aus vivenu heraus übertragen werden.

Für Newsletter-Tools sind die E-Mail-Adressen und die Vor- und Nachnamen der Kunden relevant.

Zapier gibt dir hier die Möglichkeit, diese Zuordnung vorzunehmen – mit einzelnen Input-Feldern.

Unter 'First Name' gibst du die Information von 'Data Customer Prename' ein:

Unter 'Last Name' gibst du die Information von 'Data Customer Lastname' ein:

Unter 'Full Name' gibst du die Information von 'Data Customer Name' ein:

Unter 'Email Address' gibst du die Information von 'Data Customer Primary Email' ein:

Damit haben wir den Kundendatensatz aus vivenu erfolgreich im Newsletter-Tool eingearbeitet.

Je nach Newsletter-Provider gibt es sogenannte 'Listen', 'Campaigns' oder 'Audits'. Das sind lediglich Listen im jeweiligen Newsletter-Tool, in denen die Kunden-Datensätze angelegt werden sollen. Meist ist die Zuordnung zu einer bestimmten Liste erforderlich.

In unserem Fall ordnen wir die Kontakte der Liste in ActiveCampaign 'Hauptkontaktliste' zu. Abhängig von der Liste, die du schon in deinem Newsletter-Provider angelegt hast, werden diese dort angezeigt. Wähle in diesem Fall einfach eine Liste aus (oder erstelle eine neue Liste), der die Kontakte zugeordnet werden sollen.

Überprüfe noch einmal deine ganzen Zuordnungen und wenn alles passt, klicke auf 'Continue':

Klicke nun auf "Test & Continue":

Wenn du nun alles richtig eingestellt hast, erhältst du die Rückmeldung von Zapier, dass ein Kontakt erfolgreich in deinem Newsletter Tool angelegt wurde. Überprüfen kannst du das, indem du dich in deinem Newsletter-Tool einloggst und nachschaust, ob der Kontakt dort zu finden ist.

Sollte alles passen, klickst du anschließend auf 'Turn on Zap':

Herzlichen Glückwunsch! Du hast ohne Programmier-Kentnisse mit Zapier eine Datenübertragung von vivenu zu deinem Newsletter-Tool eingerichtet. Du brauchst nichts mehr tun, denn deine Datenübertragung ist nun aktiv: Jedes Mal, wenn ein neuer Kunde in vivenu erstellt oder aktualisiert wurde, wird dieser nun auch in deinem Newslettertool angelegt oder aktualisiert.

Wir hoffen, dieses Tutorial konnte dazu beitragen, dass du deinen Arbeitsalltag mit den Funktionen von vivenu noch mehr vereinfachen und automatisieren konntest.

Solltest du Rückfragen oder Anmerkungen haben, zögere nicht, mit uns in Kontakt zu treten.